Vieläkö työvuorot tehdään Excelissä? Näin työaikasuunnittelu helpottuu

Työvuorolista on valmis. Sitten yksi työntekijä sairastuu, toinen tarvitsee vuoronvaihdon ja kolmannen työaikaa täytyy muuttaa. Pian Excelistä on olemassa useampi versio ja muutoksista ilmoitetaan työntekijöille viesteillä.

Kuulostaako tutulta?

Työaikasuunnittelun ei tarvitse olla jatkuvaa työvuorojen korjaamista, viestien lähettämistä ja eri listojen tarkistamista. Hyvällä työvuorosuunnittelulla voidaan säästää aikaa, vähentää virheitä ja ennen kaikkea tehdä sekä esihenkilöiden että työntekijöiden arjesta helpompaa.

Juuri tähän tarpeeseen olemme kehittäneet Proplannerin – Helmi Solutions Oy:n suomalaisen työvuorosuunnitteluohjelmiston.

Milloin Excel ei enää riitä työvuorosuunnitteluun?

Excel tai muu taulukkolaskenta voi toimia hyvin pienessä yrityksessä, jossa työvuorot pysyvät lähes samanlaisina viikosta toiseen.

Haasteet alkavat yleensä silloin, kun työntekijöitä, toimipisteitä tai muutoksia tulee enemmän.

Tyypillinen tilanne näyttää tältä:

• työvuorolistasta liikkuu useita eri versioita
• vuoromuutoksista ilmoitetaan erikseen WhatsAppilla, tekstiviestillä tai sähköpostilla
• työntekijät kyselevät, mikä työvuorolista on uusin
• poissaolo aiheuttaa useita manuaalisia muutoksia
• toteutuneita työtunteja tarkistetaan jälkikäteen eri lähteistä
• työaikatietoja siirretään käsin eteenpäin esimerkiksi palkanlaskentaa varten

Yksittäin nämä ovat pieniä työtehtäviä. Kun niitä tehdään joka viikko ympäri vuoden, niihin voi kulua yllättävän paljon työaikaa.

Hyvä työaikasuunnittelu säästää aikaa myös työvuorolistan valmistumisen jälkeen

Työvuorosuunnittelu ei pääty siihen, kun seuraavan viikon tai kuukauden vuorot on suunniteltu.

Todellisuudessa tilanteet muuttuvat jatkuvasti. Työntekijä sairastuu, työvuoro vaihtuu tai henkilöstötarve muuttuu.

Siksi työvuorojen pitäisi löytyä yhdestä paikasta, jossa kaikilla on käytettävissään ajantasainen tieto.

Kun työvuorolista muuttuu, ei pitäisi joutua miettimään, kenelle uusi Excel-tiedosto on jo lähetetty ja kenelle ei.

Suunniteltu ja toteutunut työaika kannattaa pitää samassa kokonaisuudessa

Suunniteltu työvuoro ja toteutunut työaika eivät aina ole sama asia.

Työvuoroksi voidaan suunnitella esimerkiksi 8.00–16.00, mutta toteutunut työaika voi olla 8.05–16.30.

Kun suunniteltuja työvuoroja ja toteutuneita työaikoja voidaan hallita samassa kokonaisuudessa, yrityksellä on huomattavasti parempi käsitys tehdyistä työtunneista.

Samalla tietojen käsittely esimerkiksi palkanlaskentaa varten helpottuu.

Mitä vähemmän työaikatietoja joudutaan kirjoittamaan ja siirtämään käsin, sitä vähemmän syntyy myös mahdollisuuksia virheille.

Työvuorolistan pitää kulkea työntekijän mukana

Työvuorolista ei kuulu enää pelkästään toimiston seinälle.

Työntekijöiden pitäisi voida tarkistaa omat työvuoronsa helposti esimerkiksi puhelimella. Myös esihenkilön on hyödyllistä päästä työvuorosuunnitteluun käsiksi ilman, että käytettävissä täytyy aina olla tietty tietokone.

Selainpohjainen työvuorosuunnittelu mahdollistaa järjestelmän käyttämisen tietokoneella, tabletilla ja puhelimella.

Työvuorot pysyvät yhdessä paikassa ja ajantasainen tieto on saatavilla siellä, missä sitä tarvitaan.

Proplanner tekee työvuorosuunnittelusta yksinkertaisempaa

Helmi Solutionsilla halusimme rakentaa työvuorosuunnitteluun ratkaisun, jonka käyttäminen ei itsessään muodostu uudeksi työtehtäväksi.

Näin syntyi Proplanner.

Proplanner on suomalainen työvuorosuunnitteluohjelmisto, jonka tarkoituksena on tuoda työvuorojen suunnittelu ja työajan hallinta selkeästi samaan järjestelmään.

Sen sijaan, että työvuoroja hallittaisiin Excelissä ja muutoksia välitettäisiin useissa eri kanavissa, työvuorosuunnittelu voidaan keskittää yhteen paikkaan.

Proplanner sopii erityisesti yrityksille, joissa on vaihtuvia työvuoroja, useita työntekijöitä tai tarve saada työaikojen hallinta nykyistä selkeämmäksi.

Palvelun takana on Helmi Solutions Oy, ja Proplanneria kehitetään Suomessa.

Paljonko aikaa työvuorosuunnitteluun kuluu vuodessa?

Tätä kannattaa miettiä hetki.

Jos työvuorojen suunnitteluun, muutoksiin, työntekijöiden kysymyksiin ja tuntien tarkistamiseen kuluu esimerkiksi kaksi tuntia viikossa, vuodessa puhutaan jo yli sadasta työtunnista.

Kaikkea tätä aikaa ei tietenkään voida poistaa ohjelmistolla. Mutta jos osa toistuvasta manuaalisesta työstä voidaan automatisoida tai tehdä nopeammin, vaikutus alkaa näkyä nopeasti.

Työvuorosuunnitteluohjelmiston arvo ei siis muodostu pelkästään hienommasta työvuorolistasta.

Oleellista on se, kuinka paljon turhaa työtä sen avulla voidaan jättää tekemättä.

Onko aika siirtää työvuorosuunnittelu Excelistä eteenpäin?

Jos nykyinen tapa toimii hyvin, sitä ei tarvitse vaihtaa vain vaihtamisen vuoksi.

Mutta jos työvuorojen tekeminen vie jatkuvasti aikaa, muutoksista syntyy epäselvyyksiä tai työaikatietoja joudutaan siirtämään käsin paikasta toiseen, kannattaa työvuorosuunnittelua tarkastella uudelleen.

Proplanner on Helmi Solutionsin ratkaisu yrityksille, jotka haluavat tehdä työvuorosuunnittelusta yksinkertaisempaa ja vähentää siihen liittyvää manuaalista työtä.

Vähemmän Excel-rumbaa. Selkeämmät työvuorot. Enemmän aikaa varsinaiseen työhön.

Tutustu Proplanneriin: proplanner.fi